Wybór oprogramowania do prowadzenia salonu to decyzja, którą podejmuje się raz na kilka lat, a odczuwa codziennie. Poniżej praktyczna lista rzeczy, które warto sprawdzić, zanim podpiszesz się pod jakimkolwiek systemem, i kilka pułapek, które łatwo przeoczyć podczas prezentacji handlowej.
Zacznij od tego, co faktycznie robisz w ciągu dnia
Zanim otworzysz porównywarki i zestawienia funkcji, spisz na kartce swój typowy dzień. Nie ten idealny, tylko ten prawdziwy: odbierasz telefon w trakcie koloryzacji, przekładasz wizytę z wtorku na czwartek, ktoś pyta o wolny termin przez Instagram, wieczorem liczysz utarg i sprawdzasz, ile zostało farby.
Ta lista jest twoim właściwym kryterium wyboru. System, który ma sto funkcji, ale nie rozwiązuje żadnej z tych pięciu sytuacji, jest dla ciebie gorszy niż prosty program, który rozwiązuje trzy z nich. Bardzo częsty błąd przy wyborze polega na kupowaniu oprogramowania pod salon, jaki chciałabyś mieć za trzy lata, a nie pod ten, który prowadzisz dziś.
Rozbudowany moduł zarządzania siecią franczyzową nie pomoże ci, jeśli pracujesz sama plus jedna osoba na pół etatu. Odwrotna sytuacja też jest kłopotliwa: jeśli już wiesz, że za pół roku otwierasz drugi lokal, sprawdź, czy system w ogóle obsługuje wiele lokalizacji, bo migracja danych między programami w środku sezonu to zajęcie, którego nikt sobie nie życzy.
Rezerwacja online to nie jest jedna funkcja
„Rezerwacja online" brzmi jak coś jednoznacznego, ale za tym hasłem kryją się bardzo różne rzeczy. Warto dopytać o szczegóły, bo to one decydują, czy klientki będą z tego korzystać, czy zadzwonią mimo wszystko.
Sprawdź, czy strona rezerwacji działa sensownie na telefonie, bo tam trafi większość wizyt. Zobacz, ile kroków dzieli klientkę od potwierdzonego terminu i czy musi zakładać konto, bo obowiązkowa rejestracja potrafi skutecznie zniechęcić kogoś, kto po prostu chciał umówić się na strzyżenie. Sprawdź też, czy grafik uwzględnia różne czasy trwania tej samej usługi u różnych pracowników: jeśli jedna osoba robi manicure hybrydowy w 60 minut, a druga w 90, system musi to wiedzieć, inaczej sam nabije ci nakładające się wizyty.
W booksero czas usługi ustawia się osobno dla każdego pracownika właśnie z tego powodu. To detal, który przy prezentacji wydaje się drobiazgiem, a przy pierwszym pełnym tygodniu pracy okazuje się jedną z najważniejszych rzeczy w całym grafiku.
Przypomnienia i to, ile naprawdę kosztują
Automatyczne SMS-y z przypomnieniem o wizycie to jeden z najczęściej wskazywanych powodów, dla których małe salony w ogóle sięgają po oprogramowanie. Tu jednak trzeba uważnie przeczytać cennik, bo modele rozliczania są różne i różnią się kosztem końcowym.
Spotkasz systemy z pakietami wiadomości wliczonymi w abonament (i dopłatą po przekroczeniu limitu), systemy z pakietami do wykupienia z góry oraz takie, gdzie płacisz za faktycznie wysłane wiadomości. W booksero jest ten ostatni model, SMS-y rozliczane są za wysłane sztuki. W styczniu, kiedy wizyt jest mniej, płacisz mniej.
Żeby ocenić, co jest dla ciebie korzystniejsze, potrzebujesz jednej liczby: ile wizyt obsługujesz miesięcznie. Przyjmijmy salon z siedmioma wizytami dziennie, pracujący sześć dni w tygodniu, czyli około 26 dni w miesiącu. To około 180 wizyt miesięcznie, więc przy jednym przypomnieniu na wizytę potrzebujesz mniej więcej 180 SMS-ów. Podstaw swoje liczby, przemnóż przez stawkę za wiadomość w każdym rozważanym systemie i dopiero wtedy porównuj oferty. Bez tego porównujesz same abonamenty, a one bywają najmniejszą częścią rachunku.
Dopytaj też o rzecz, którą łatwo pominąć: czy przypomnienie wysyła się automatycznie po każdej zmianie terminu i co się dzieje, gdy klientka odwoła wizytę godzinę przed przypomnieniem. Systemy, które ślą przypomnienie o odwołanej wizycie, generują niepotrzebne telefony.
Przedpłaty, czyli miejsce, w którym system zwraca się najszybciej
Zaliczka za wizytę to najprostsze narzędzie przeciwko nieobecnościom, ale działa tylko wtedy, gdy klientka może zapłacić od razu przy rezerwacji, bez przelewu i bez twojego udziału. Sprawdź, jakie metody płatności obsługuje system, bo w Polsce sama karta to za mało. W booksero płatności obsługuje Stripe, kartą i BLIK-iem.
Warto policzyć, ile to dla ciebie znaczy. Weźmy salon, w którym średnia cena usługi wynosi 190 zł i w którym średnio dwie osoby tygodniowo nie przychodzą na umówioną wizytę. Jeśli termin nie zostanie ponownie sprzedany, to 380 zł tygodniowo i około 19 760 zł w skali roku. Nawet jeśli przedpłaty ograniczą to tylko częściowo, sam moduł płatności potrafi zarobić na abonament wielokrotnie. Podstaw swoje ceny i swoją liczbę nieobecności, wynik będzie inny, ale rachunek zrobisz w dwie minuty.
Przy okazji zapytaj, kto jest stroną umowy z operatorem płatności, jak wygląda zwrot zaliczki i po ilu dniach pieniądze trafiają na twoje konto. To pytania, które zadaje się rzadko, a odpowiedzi bywają zaskakujące.
Migracja, wsparcie i wyjście z systemu
Warto zadać na prezentacji trzy pytania, które padają rzadko.
- Jak przenoszę do systemu bazę klientek i historię wizyt z tego, czego używam teraz
- Kto odpowiada na moje pytania w sobotę o dwunastej, kiedy coś przestaje działać
- Jak wyeksportuję swoje dane, jeśli za rok zdecyduję się na inne rozwiązanie
Ostatnie pytanie jest najważniejsze i najczęściej pomijane. Baza klientek z numerami telefonów, historią usług i notatkami to majątek twojej firmy, a nie własność dostawcy oprogramowania. Jeśli nie da się jej wyeksportować do zwykłego pliku, jesteś związana z systemem mocniej, niż wynika to z umowy.
Kwestia wsparcia też ma praktyczne znaczenie. Salon pracuje w soboty i wieczorami, czyli dokładnie wtedy, gdy większość biur jest zamknięta. Nie chodzi o gwarancję reakcji w piętnaście minut, tylko o realistyczną informację, kiedy dostaniesz odpowiedź, żebyś mogła zaplanować, co robisz w międzyczasie.
Testuj na prawdziwym tygodniu, nie na demo
Prezentacja handlowa pokazuje system w wersji, w której wszystko idzie zgodnie z planem. Twoja praca tak nie wygląda. Dlatego okres próbny wykorzystaj do odtworzenia sytuacji, które faktycznie ci się zdarzają: wprowadź prawdziwy grafik na tydzień, przełóż wizytę na inny dzień, dopisz kogoś w okienko między dwiema rezerwacjami, odwołaj coś w ostatniej chwili, sprawdź, czy zapasy schodzą tak, jak powinny.
Booksero daje 30 dni bez podawania karty i to jest wystarczająco długo, żeby przejść przez pełny cykl, łącznie z podsumowaniem miesiąca w statystykach i naliczeniem punktów w programie lojalnościowym. Jeśli inny dostawca oferuje siedem dni, zapytaj o przedłużenie; sensowna firma się zgodzi, bo wie, że salon potrzebuje kilku tygodni, żeby ocenić narzędzie.
Przetestuj system razem z osobą, która pracuje z tobą na sali. To ona będzie klikała w to najczęściej, a opór zespołu bywa powodem, dla którego dobrze wybrane oprogramowanie kończy w szufladzie po dwóch miesiącach. Jeśli po tygodniu obie potraficie umówić wizytę bez zaglądania do instrukcji, wybór był trafiony.